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10 tips infalibles para la planificación de eventos

planificación de eventos

Cuando decides planificar un evento lo que quieres es que sea un éxito, se te llena la cabeza de ideas y tareas que llevar a cabo para conseguir que tus invitados disfruten del evento y vuelvan a casa con la sensación de haber disfrutado su tiempo.

Pero esas ideas y tareas hay que ponerlas en marcha y es ahí cuando se empieza a complicar el asunto. Son muchos factores que controlar, hay que calcular el número de invitados, encontrar una buena localización, organizar el desarrollo del propio evento, etc. Todo esto requiere de mucho esfuerzo y dedicación. Por ello, hoy queremos darte 10 tips para la planificación de eventos que te ayudará a que el tuyo acabe resultando un rotundo éxito.

Consejos para un evento exitoso

    1. Planifica minuciosamente

      Como cualquier proyecto que queremos desarrollar, es necesario hacer una planificación previa. Necesitamos saber cuales son las necesidades y los recursos con los que contamos para planificar el evento. Esto permitirá encontrar un equilibrio entre nuestro presupuesto y los requerimientos del proyecto, de tal modo que nunca se pierda su nivel original.

      Definir las necesidades es primordial porque de esta manera determinaremos cuántos recursos tanto económicos, como de tiempo o personal dedicaremos a cada una de ellas.

    2. Define los objetivos del evento

      Los eventos se organizan con algún motivo, aunque solo sea por el hecho de reunirte con tus compañeros, familiares o seres queridos. Saber qué quieres conseguir con tu evento será clave a la hora de planificarlo. No es lo mismo organizar unas bodas de oro que un evento de empresa por ejemplo donde quieres presentar un producto o aprovechar la situación para hacer networking.

      Hay que tener claro desde el principio el objetivo principal de tu evento. Es fundamental en la planificación de eventos para poder conseguir los resultados esperados y hacer que sea todo un éxito.

      diana - objetivos

    3. Haz que tu evento sea ameno

      Y si consigues que además de ameno sea divertido e interesante, el éxito está más que asegurado. Crea un buen ambiente, que sea cómodo y cálido para que tus invitados estén a gusto.

      Otra propuesta es organizar actividades que los mantengan entretenidos, en este caso contratar un mago puede ser una buena solución, la magia siempre sorprende. De esta manera, conseguirás que tus invitados pasen un buen rato y disfruten de tu evento, garantizando que se queden con un recuerdo positivo.

    4. No descuides los detalles

      Eres el anfitrión y como tal debes estar a la altura de tu evento. Permanece atento al desarrollo del mismo y a las posibles necesidades que vayan surgiendo, así como a los imprevistos que puedan ocurrir. Asegúrate de que tus invitados se sienten cómodos y no te olvides de brindarles tu atención.

      Es el momento de poner en práctica tus dotes de relaciones públicas, no te olvides de interactuar con los invitados y hacer que se encuentren a gusto en tu evento. Las relaciones públicas son esenciales en la planificación de eventos.

    5. Calcula con la mayor precisión posible el número de invitados

      El número de invitados determinará la envergadura del evento y será un factor importante a tener en cuenta a la hora, por ejemplo, de elegir el local. Siempre existirá margen entre los invitados y los asistentes, pero tener una estimación clara para poder hacernos una idea es necesario.

      Para ello, envía las invitaciones con antelación suficiente, así tendrás tiempo para poder ajustar mejor necesidades y recursos y no encontrarte con problemas de aforo.

    6. Intenta ser original

      Sin caer en lo excéntrico, salvo que el evento lo requiriera. La gente está harta de asistir a eventos y tú no quieres que el tuyo se convierta en uno más. Por eso, ser original marcará la diferencia entre tu evento y cualquiera de los otros a los que hayan asistido antes y lograrás que los asistentes lo recuerden por mucho tiempo.

      Contratar un monologuista podría ser una buena manera de animar tu evento y regalar un rato divertido a tus invitados. Tu evento tendrá así un toque diferente y original.

    7. Contrata profesionales

      Como ya hemos visto, la planificación de eventos conlleva numerosas tareas y de muy diferente índole. Delegar aquellas tareas en las que no tengas experiencia o que no domines, a profesionales te liberará de una importante carga de trabajo y además te garantizará el buen desarrollo de las mismas.

      A la hora de organizar actividades de ocio, nosotros como Click and Sound, nos dedicamos a la gestión del ocio y el espectáculo, podemos ayudarte a que te despreocupes de esta gestión.

    8. Organiza un catering

      Tanto si es un evento a mediodía, mañana, tarde o noche, contar con un catering en la planificación de eventos siempre es una buena idea. Si la idea es que el evento se realice entre comidas, un cocktail será suficiente, donde los invitados puedan picar algo y tomarse un refresco o una cerveza

      Sin embargo, si se trata de un evento que se lleva a cabo durante las horas de la comida, de la cena o se puede alargar hasta abarcar este horario, sería interesante un cocktail más contundente, con un buffet o con bandejas de tapas para que nuestros invitados puedan disfrutar del evento sin pasar hambre.

      organizar cátering para planificación de eventos

    9. Disfruta de tu evento

      Si has hecho todos los deberes, lo único que te queda es disfrutar de tu evento y de tus invitados. Has trabajado duro para llegar a ese momento, rebaja los niveles de tensión sin llegar a bajar la guardia y disfruta de lo que has conseguido. ¡Te lo mereces!

    10. Aprende de tus errores

      Una vez finalizado el evento, haz un balance de cómo se ha desarrollado, qué cosas han funcionado y cuáles se deberían cambiar o mejorar para futuros eventos. Guíate por lo que has observado tú mismo pero también es bueno recoger la opinión de terceras personas como invitados o personal allí presente.

      Si este evento ha sido un éxito y consigues perfeccionar esos detalles que no te han gustado, los próximos eventos serán aún mejor.

      aprender de errores en planificación de eventos

Estos 10 tips para la planificación de eventos te harán la vida más fácil, pero ahora te toca a ti ponerlos en práctica. Si los sigues tienes el éxito asegurado, por lo tanto no te dejes ningún punto y… ¡a triunfar con tu evento!

Haz que tu evento sea inolvidable. ¡Consúltanos!

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