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¿Cómo organizar un evento?

cómo organizar un evento

Eres de esas personas a las que les gusta innovar. Siempre tienes ideas recurrentes, mucha imaginación y capacidad de sorprender. Si es así, debes seguir leyendo, ya que vengo para contarte cómo organizar un evento que será recordado para siempre.

No estamos hablando de cualquier acontecimiento a pequeña escala. Nos referimos a un acto de gran magnitud, en la que seas el rey y todos tus invitados disfruten de lo que vas a proponerles. Un buen organizador debe ser atento y muy activo. Necesitarás incorporar algo de ayuda, es decir, acepta los consejos de la gente que te rodea. Antes de nada habrá que empaparse de información. Posteriormente, tocará hacer el evento real.

¿Qué necesitamos para saber cómo organizar un evento?

Idea

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Lo primordial es pensar en la idea y luego plasmarla. No es lo mismo crear un acto festivo como puede ser organizar una fiesta para Nochevieja, que una conferencia sobre un tema concreto o una entrega de premios organizada por una empresa. Habrá que diferenciar y tener claro lo que buscamos. Cuando hayamos pensado en eso y la idea esté lo más lúcida posible, tocará dar el siguiente paso.

Localización

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Ya sabemos el tipo de evento que queremos, ahora se debe buscar un lugar físico en el que se pueda desarrollar el acontecimiento sin ningún tipo de problema. En alguna ocasión podría servirte tu propia casa si la reunión o fiesta es de una magnitud pequeña.

Si por casualidad dispones de un terreno más amplio, algún chalet con jardín y muchos metros, o similar, te ahorrarás un gran gasto. De lo contrario, habrá que buscar el alquiler de una sala, auditorio o similar, para poder desarrollar dicho acontecimiento. Dependiendo del número de asistentes que podemos calcular que vayan, harás una cosa u otra.

Público objetivo

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Debes pensar en el público al que tienes que dirigir ese evento para captar su atención. Es importante por ejemplo hacer una segmentación por edades, ya que podría no interesar a todo el mundo. Una vez tengas esa separación, estima si la localización se quedará pequeña o tienes suficiente con lo que habías imaginado en un principio.

Imaginación

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A la hora de realizar cualquier tipo de evento, hay que ser creativo. Las cosas se trabajan. No sirve con buscar una instalación, promover un tema y que venga la gente. Tienes que preparar una decoración. Habrá que hacer algo de marketing para promocionar el evento con carteles, dípticos y similares. Las redes sociales son una buena arma de difusión y más si el evento se enfoca a personas jóvenes.

Presupuesto

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Pero para que funcione todo lo anterior, es importante saber con qué presupuesto cuentas. No es lo mismo tener una cantidad de dinero grande para la ejecución del acontecimiento, que tener que adaptarte a un gasto pequeño. Con una cantidad mayor, se pueden hacer muchas cosas. Si económicamente no puedes gastar demasiado, la imaginación juega un papel importante.

Sea de lo que sea el evento, siempre es bueno acompañarlo de un pequeño catering. Algo de picoteo y bebida viene bien. El gasto no será demasiado elevado si te encargas tú mismo de preparar el aperitivo y los asistentes lo agradecerán. Eso sí, contratar un catering es más costoso y no está al alcance de todos los bolsillos. Dependes en este caso del presupuesto.

Tipos de eventos

Siempre que pensemos en cómo organizar un evento, tenemos que tener claro el acontecimiento que queremos. Antes os hemos explicado que lo primordial es tener clara la idea, pensar en una localización, público objetivo y saber el presupuesto con el que cuentas, entre otras cosas. Posteriormente hay que darle forma.

Evento festivo

Puede ser desde un cumpleaños, a una boda, pasando por una macrofiesta universitaria o de Nochevieja. Hay que tener en cuenta muchos factores, dependiendo de la magnitud del acontecimiento.

Pequeña magnitud

Si la fiesta es pequeña, no hará falta demasiada ayuda. Podrá servirte una casa, un local pequeño como puede ser un garaje, una cena en un bar o similar. Si finalmente te decides por organizar el evento en un hogar: prepara algo de picoteo, un poco de bebida y buena música. Si el presupuesto te lo permite, podrías contratar a un músico. Los invitados quedarán encantados.

Acontecimiento festivo de gran magnitud

Obviamente si organizas por ejemplo una boda, contarás con un presupuesto mayor. Tienes que contentar a los invitados y que pasen un día inolvidable. El catering es muy importante en este caso, pero también cualquier sorpresa que se prepare.

Habrá que decorar el salón o espacio de boda. Todo debe tener un sentido. Estás en la obligación de contratar a algún grupo de música o en defecto un dj que amenice la noche.

Si entre tus invitados hay muchos niños, un animador podría quitarte muchos dolores de cabeza. Preparar juegos y actividades divertidas para los más pequeños suele ser un puntazo. Algún payaso, trucos de magia, cualquier cosa de ese estilo servirá para entretener a los más jóvenes.

Será muy distinto si tu evento es una macrofiesta universitaria, de Nochevieja o un festival. En ese caso hay que buscar una sala o espacio grande. En ese tipo de fiestas, lo normal es vender entradas ya que el gasto será muy grande.

Habrá que contratar seguridad, servicios médicos, personas que se encarguen de poner o vender la bebida en una barra y todo lo que nos pase por la cabeza. Necesitas hacer una campaña de marketing para vender las entradas que te permita el aforo. Las redes sociales y el boca a boca te pueden servir de mucha ayuda.

Al igual que si organizas una boda, la música es necesaria. La actuación de diferentes orquestas o grupos, bandas tributo, música relacionada con las temática del evento. Todo tendrá su espacio dependiendo del acontecimiento.

Evento empresarial

Cuando pensemos en cómo organizar un evento que no sea festivo, lo principal es tener en cuenta que los asistentes no se pueden aburrir. En ese caso, dejarán de prestar atención, por lo que sí es una charla, presentación, congreso o una entrega de premios de alguna empresa, habrá que amenizar la actividad de alguna forma.

Un pequeño catering es esencial mientras se hace algún descanso o al finalizar. Normalmente estos actos coinciden con horas de comida, almuerzo e incluso antes de la cena. Los asistentes tendrán apetito y debes pensar en satisfacerlos.

cómo organizar un evento

Si es una gala de una empresa o una entrega de premios, puedes pensar en contratar a un cómico como presentador. Te asegura muchas risas y distracción entre los diferentes discursos más serios.

De alguna forma rompe con la monotonía que puede tener un acto más aburrido. Un ejemplo claro lo vemos todos los años en la Gala de los Goya. Es complicado estar a ese nivel por presupuesto, pero no todos los humoristas tienen un caché alto.

Si el evento va ser largo, otro buena forma de amenizarlo es con actuaciones musicales. Dos o tres canciones entre una intervención y otra suelen funcionar bien. Contrata un buen grupo de música, que tenga un repertorio moderno y tendrás mucho ganado.

No solo eso, cuando piensas en montar un evento no festivo como los que te venimos contando en este punto, ten claro que también puedes incorporar alguna intervención por ejemplo circense. Números de malabarismo, equilibrismo, magia… Suelen ser muy llamativos, inesperados y harán que el público resetee.

En conclusión…

Como ves, las posibilidades son inmensas a la hora de pensar en cómo organizar un evento. Aquí te hemos dado algunos ejemplos y consejos. Eso sí, recuerda que debes tener claro qué tipo de actividad quieres desarrollar y para quién va dirigida.

No lo olvides, tienes que ser original, imaginativo y pensar que el público debe salir de allí recordando el acontecimiento que has organizado. Ojo, nada de eventos aburridos con discursos interminables. Tienes que ofrecer cosas diferentes al resto para lograr ser el mejor organizador de eventos.

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